Wetgeving rondom gespreksopnames
Informatie over wetgeving en compliance rondom het maken van audio-opnames en modeldocumenten.
In Nederland is het opnemen van gesprekken juridisch toegestaan mits wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. De wettelijke kaders verschillen afhankelijk van de relatie tussen de betrokken partijen. Bij gesprekken tussen werkgever en klant gelden andere regels dan bij gesprekken tussen werkgever en werknemer.
De basisregel is dat een deelnemer aan een gesprek dit mag opnemen. Toch gelden er aanvullende eisen vanuit de privacywetgeving (AVG) en het arbeidsrecht (WOR en Burgerlijk Wetboek). Deze extra waarborgen zijn vooral bedoeld om de afhankelijke positie van werknemers te beschermen en om te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens zorgvuldig en proportioneel plaatsvindt.
Overzicht van verschillen
| Relatie | Werkgever-Klant | Werkgever-Werknemer |
|---|---|---|
| AVG-grondslag | Expliciete toestemming, gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 a en f AVG). | Uitvoering arbeidsovereenkomst, gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 b en f AVG). |
| Toestemming nodig? | Niet vereist zolang er een gerechtvaardigd belang is en klant is geïnformeerd. | Toestemming vaak geen geldige rechtsgrond door ongelijke machtsverhouding (overweging 43 AVG). |
| Transparantieplicht | Klant moet vooraf geïnformeerd worden over opname, doel en bewaartermijn. | Werknemers moeten duidelijk vooraf geïnformeerd worden via beleid of personeelshandboek. |
| Heimelijk opnemen | Strafrechtelijk toegestaan mits zelf deelnemer, maar AVG kan transparantie eisen. | Alleen bij zwaarwegende uitzonderingen (fraude, bedreiging) en goed gedocumenteerd. |
| Ondernemingsraad | Niet van toepassing. | Instemmingsrecht bij invoering van personeelsvolg- of gegevensverwerkingssysteem (WOR art. 27). |
| Bewaartermijn | Doelgebonden (bijv. 3-6 maanden voor kwaliteitsdoeleinden). | Alleen zolang strikt noodzakelijk voor doel. Daarna direct verwijderen. |
Modeldocumenten beschikbaar
Om jouw organisatie te helpen bij het naleven van de wetgeving, hebben we modeldocumenten ontwikkeld. In het klantportaal van RecapAI vind je:
- Model informatie formulier – voor het informeren van betrokkenen over de opname
- Model artikel personeelsreglement – voor het opnemen van beleid rondom gespreksopnames in het personeelshandboek
Deze modeldocumenten zijn bedoeld als startpunt en kunnen worden aangepast aan de specifieke situatie van jouw organisatie. Ze zijn regelmatig bijgewerkt om te voldoen aan de laatste wetgeving. Ze helpen jouw organisatie op weg, maar vervangen geen juridisch advies. Heb je specifieke vragen over jouw organisatie, dan is het altijd verstandig om hierover met een jurist te overleggen.
De modeldocumenten zijn beschikbaar op ons klantportaal. Registreer je en krijg direct toegang tot het klantportaal.